如何自动下载Google文档电子表格的备份?

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我目前正在使用Google表单,以允许用户提交存储在Google文档电子表格中的信息。我想知道是否可以定期自动备份电子表格。例如,每周五,电子表格将以CSV格式导出,并通过电子邮件发送给我或存储在服务器上受密码保护的目录中。

感谢阅读,任何想法都表示赞赏!

export-to-excel google-docs google-docs-api export-to-csv
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Google文档是在线编辑和协作文档的理想工具。虽然Google Docs不提供自动备份功能,但与Google Docs同时使用Dropbox存储的用户可以获得解决方案。

解决方案是cloudHQ(10 $ + / pm)服务,提供Google Docs和Dropbox之间的实时同步。例如,在用户编辑某些Google文档网络文档时,该文档会在Dropbox中自动修改。这意味着,cloudHQ会自动将文件从Google Docs复制到Dropbox。

我想提出以下链接到cloudHQ Quick Tour。 CloudHQ还提供Google Chrome扩展程序。借助cloudHQ Chrome浏览器扩展程序,您可以直接从Google文档界面同步或复制Dropbox或Basecamp帐户中的任何内容与Google文档。 Google Chrome网上应用店中提供了扩展功能。

如果有人能就云服务之间的数据同步提供一些提示或意见,我将不胜感激。


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这是一个解决方案:

  • 自动创建Google电子表格的备份(每日/每周等)
  • 作为Google云端硬盘中给定文件夹中的Excel文件(XLSX)
  • 然后,您可以将其配置为自动同步到您的计算机

步骤1

在Google云端硬盘中为备份文件创建一个文件夹(例如“我的云端硬盘>文档>备份”)。在浏览器中打开它,并从URL中记下其“文件夹ID”。例如,以下URL中的文件夹ID为1234abcdefgh_98765ijklmnopqrs_0XY

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1234abcdefgh_98765ijklmnopqrs_0XY?ths=true

第2步

打开您要自动备份的Google电子表格。从顶部菜单中,选择“工具”>“脚本编辑器”。在打开的新窗口中,使用下面的代码替换默认代码,并确保:

  • 启用Advanced Drive Service(如果您还没有):从顶部菜单中选择“资源”>“高级Google服务...”>“Drive API”>切换“开启”
  • 更新文件夹ID,将xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx替换为您的备份文件夹ID,与var backupFolder = ...一致
// function to backup the current Spreadsheet as an Excel file (XLSX) in a given folder
// -- requires "Advanced Drive Service" which must be enabled in "Resources" > "Advanced Google services..." > "Drive API" > toggle "ON"
function backupSheet() {
  // UPDATE THE FOLDER ID for e.g. "My Drive > Docs > Backups"
  var backupFolder = DriveApp.getFolderById("xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx");
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var spreadsheetId = spreadsheet.getId();
  var file = Drive.Files.get(spreadsheetId);
  var url = file.exportLinks[MimeType.MICROSOFT_EXCEL];
  var token = ScriptApp.getOAuthToken();
  var options = { headers: { Authorization: "Bearer " + token } };
  var response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
  var doc = response.getBlob();
  var backupDate = Utilities.formatDate(new Date(), "GMT", "yyyy-MM-dd' 'HH-mm-ss");
  var backupName = spreadsheet.getName() + ".backup " + backupDate + ".xlsx";
  var tempFile = DriveApp.createFile(doc).setName(backupName);
  tempFile.makeCopy(backupName, backupFolder);
  tempFile.setTrashed(true);
}

如果要测试脚本,请单击代码上方的“运行”图标。这将在您配置的备份文件夹中创建电子表格的备份Excel文件(基于前面提到的文件夹ID)。

第3步

保存脚本(从顶部菜单中选择“文件”>“保存”),然后单击代码上方的“触发器”图标(时钟形图标)。在打开的新窗口中,单击“+添加触发器”(位于右下角)。您应该看到标题为“为backupSheet添加触发器”的叠加层,您可以在其中规划自动备份的执行。例如,如果您希望它在星期一每周运行,则应配置以下设置:

  • 选择要运行的功能:backupSheet
  • 选择应该运行的部署:Head
  • 选择事件源:时间驱动
  • 选择基于时间的触发类型:周计时器
  • 选择星期几:每周一

完成配置后保存触发器。现在,Excel备份将自动从Google云端硬盘中的所需文件夹中创建。

第4步

最后,在您的计算机上安装Backup and Sync from Google(如果您还没有),并将其配置为同步Google云端硬盘帐户中的备份文件夹 - 在“偏好设置”>“Google云端硬盘”>启用“将我的云端硬盘同步到此计算机”,并确保备份文件夹位于正在同步的文件夹中。

该应用程序现在将自动下载您的Google电子表格的Excel备份,为您的离线乐趣!


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两个不涉及付费订阅的解决方案:1)编写一个脚本或短应用程序(pick your language),使用Google Drive API作为CSV导出Google表格。为什么选择Drive API? Sheets API用于面向电子表格的功能,即数据格式化,列调整大小,创建图表,单元验证等,而Drive API用于面向文件的功能,即导入/导出。

如果您使用Python,这里有一个complete example,您可以在服务器上作为cron作业运行,或者如果在Google App Engine上运行app。如果不这样做,您可以将其用作伪代码并选择Google APIs Client Libraries支持的任何语言。这是该示例中的核心代码(假设最新的Sheet名为'inventory'):

FILENAME = 'inventory'
SRC_MIMETYPE = 'application/vnd.google-apps.spreadsheet'
DST_MIMETYPE = 'text/csv'

files = DRIVE.files().list(
    q='name="%s" and mimeType="%s"' % (FILENAME, SRC_MIMETYPE),
    orderBy='modifiedTime desc,name').execute().get('files', [])

if files:
    fn = '%s.csv' % os.path.splitext(files[0]['name'].replace(' ', '_'))[0]
    print('Exporting "%s" as "%s"... ' % (files[0]['name'], fn), end='')
    data = DRIVE.files().export(fileId=files[0]['id'], mimeType=DST_MIMETYPE).execute()
    if data:
        with open(fn, 'wb') as f:
            f.write(data)
        print('DONE')

如果您的工作表很大,您可能必须以块的形式将其导出 - 有关如何执行此操作,请参阅this page。你也可以email the file contents to yourself with the Gmail API。如果您通常是Google API的新用户,我会为您提供(有点过时但用户友好的)intro video。 (之后有2个视频也许有用。)

2)另一种解决方案适用于那些对使用API​​“过敏”的人,而另一种解决方案是Google Apps Script,浏览器之外的Javascript。与Node一样,它在服务器端运行,但在Google的服务器上运行。使用Apps脚本,您可以使用DriveAppadvanced Drive service访问您的工作表,然后使用MailAppGmailApp通过电子邮件发送给您自己,或使用UrlFetch服务将其发送到您选择的某个服务器。要以正常间隔运行它,您需要创建一个脚本作为time-driven installable trigger。在任何一种情况下,您都不需要自己托管+执行您的应用程序。

PS。 latest Drive API versionv3,但如果您从Apps脚本访问Drive,它使用v2(尚未弃用)。

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