如何根据 Excel 文件中的数据在 Word 中创建结构化报告？

Question

我假设这个问题的答案将涉及一些VBA，因此我为什么在这里问它——请让我知道我是否应该在其他地方问我的问题。

我必须经常准备报告，其中包括为客户提供的建议列表。这些文档以 Word 文档形式呈现。报告中的每项建议均采用以下格式：

[Name of recommendation] ([Product code])

[Multiple-line description of recommendation]

“名称/产品代码”行应用了标题样式，描述应用了普通样式。

在我的 Excel 文件中，我可以创建一个包含我的所有建议的表格：

Name1 ..... Code1 ..... Description1

Name2 ..... Code2 ..... Description2

.....

NameN ... CodeN ..... DescriptionN

然后，我可以在 Excel 中将所有这些信息合并在一起，并通过邮件合并将其传递到 Word，但我似乎无法以创建我想要的标题样式的方式做到这一点。我假设我需要做一些 VBA 工作才能实现我想要的，但我以前从未使用过 VBA。我在这里需要遵循的基本想法是什么？

Answer 1

按照上面评论中的建议，我在 Microsoft 社区上询问是否可以将其作为简单的邮件合并来执行。有人告诉我，我想要做的事情不可能通过邮件合并实现，而是需要一些 VBA。

我没有任何使用 VBA 的经验，但 ChatGPT 能够为我提供以下内容，这似乎是一种明智的方法（发布在这里，以防其他人在邮件合并时遇到此限制）：

Sub SimpleMailMerge()
    Dim wdApp As Object
    Dim wdDoc As Object
    Dim ExcelSheet As Worksheet
    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long
    
    'Create an instance of Word
    On Error Resume Next
    Set wdApp = GetObject(, "Word.Application")
    On Error GoTo 0
    
    If wdApp Is Nothing Then
        Set wdApp = CreateObject("Word.Application")
    End If
    
    'Path to your Word document template
    Set wdDoc = wdApp.Documents.Open("C:\Path\to\your\Word\Template.docx")
    
    'Set your Excel sheet
    Set ExcelSheet = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") 'Change "Sheet1" to your sheet name
    
    'Find the last row with data in column A
    LastRow = ExcelSheet.Cells(ExcelSheet.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    
    'Loop through each row in Excel
    For i = 2 To LastRow 'assuming row 1 contains headers
        'Add Heading with style "Heading 3"
        wdDoc.Paragraphs.Add.Style = wdApp.ActiveDocument.Styles("Heading 3")
        wdDoc.Paragraphs(wdDoc.Paragraphs.Count).Range.Text = ExcelSheet.Cells(i, 1).Value
        
        'Add Body with style "Normal"
        wdDoc.Paragraphs.Add.Style = wdApp.ActiveDocument.Styles("Normal")
        wdDoc.Paragraphs(wdDoc.Paragraphs.Count).Range.Text = ExcelSheet.Cells(i, 2).Value
        
        'Insert a paragraph break between entries
        wdDoc.Paragraphs.Add
    Next i
    
    'Show Word application
    wdApp.Visible = True
    
    'Close Excel without saving changes (optional)
    ThisWorkbook.Close SaveChanges:=False
End Sub